Privacy
beleid

1. Wie is verantwoordelijk

Spellenwiel is een particulier initiatief van Geert Overmars. Spellenwiel is verantwoordelijk voor de website en de gegevens die daarop staan. Vragen over dit beleid of over jouw gegevens stel je via info@spellenwiel.nl.

Organisatoren gebruiken Spellenwiel om hun evenement te beheren. De organisator van een evenement is zelf verantwoordelijk voor wat hij met de gegevens van zijn deelnemers en verkopers doet buiten de website, zoals het overmaken van de Bring & Buy-opbrengst en zijn eigen administratie.

2. Welke gegevens verzamelen wij, en waarvoor

Wat wij van je vastleggen hangt af van wat je op Spellenwiel doet.

Als je alleen rondkijkt

• Bezoekstatistieken: welke pagina je bezoekt, het tijdstip, of je op een telefoon zit, of je bent ingelogd en het type browser. Je IP-adres wordt niet opgeslagen; wij bewaren alleen een niet-omkeerbare hash ervan om unieke bezoekers te kunnen tellen. Geheime links in een adres (zie punt 3) worden vóór het opslaan onherkenbaar gemaakt.
• Logboek van de webserver: de webserver houdt, zoals elke webserver, kort een technisch logboek bij met IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina. Dat gebruiken wij alleen om storingen en misbruik op te sporen.

Als je een account aanmaakt

• Voornaam, achternaam en e-mailadres.
• Je wachtwoord, uitsluitend in versleutelde vorm (een hash); wij kunnen het zelf niet lezen.
• Je taalvoorkeur en je keuze voor Anoniem deelnemen.
• Een bevestigingsmail bij het aanmaken van je account en bij het wijzigen van je e-mailadres of wachtwoord. Een account dat niet binnen 48 uur is bevestigd, wordt automatisch verwijderd.

Als je een tafel reserveert, meespeelt of je inschrijft voor een activiteit

• Voornaam, achternaam en e-mailadres, ook als je geen account hebt.
• Het evenement, het spel of de activiteit, het tijdstip, het aantal personen en een eventuele opmerking.
• Zonder account krijg je per e-mail een geheime link waarmee je je aanmeldingen kunt bekijken en annuleren. Die link is zes maanden geldig en wordt alleen naar het opgegeven e-mailadres gestuurd.
• Wij mailen je een bevestiging, en een bericht als een tafel waaraan je meedoet wordt geannuleerd. Wie een tafel heeft aangemaakt, krijgt een mail met de voornaam van elke nieuwe medespeler en van wie zich weer afmeldt.

Als je verkoper bent bij een Bring & Buy

• Voornaam, achternaam en e-mailadres, en een verkopersnummer dat je van ons krijgt.
• IBAN en naam van de rekeninghouder, zodat de organisator je opbrengst kan overmaken.
• De spellen die je aanmeldt: titel, vraagprijs en opmerking, en van elk spel de status (aangemeld, ingenomen, te koop, verkocht, opgehaald, geweigerd, niet opgehaald).
• Elke verkoop: welke spellen, de prijs op dat moment, het tijdstip en welke kassa het afhandelde. Daaruit volgen je opbrengst, de commissie van de organisator en je uitbetaling.
• Je akkoord met de bestemming van niet-opgehaalde spellen, en of en wanneer de organisator je heeft uitbetaald.
• Een kassalogboek en een statuslogboek per spel: wie welke handeling wanneer deed. Dat is nodig om fouten aan de kassa te kunnen herleiden en om een geschil over een verkoop of uitbetaling te kunnen beslechten.
• Wij mailen je een bevestiging van je aanmelding, de afrekening als de Bring & Buy is afgesloten en een bericht als de organisator de uitbetaling heeft afgevinkt. In die mails staat je IBAN gedeeltelijk afgeschermd.

Als je koper bent bij een Bring & Buy

Van kopers leggen wij niets vast. Een aankoop wordt geregistreerd als een bon met de gekochte spellen, zonder naam. Betalen gebeurt aan de kassa van de organisator, buiten Spellenwiel om.

Als je organisator of kassamedewerker bent

• Je account wordt gekoppeld aan een organisator of aan de kassa van een evenement.
• Elke handeling die je aan de kassa doet (innemen, verkopen, ongedaan maken, ophalen, uitbetalen) wordt op jouw naam vastgelegd in het kassalogboek van dat evenement.

Als je het contactformulier gebruikt

Je naam, e-mailadres en bericht worden per e-mail aan Spellenwiel bezorgd en niet in de database opgeslagen.

Voor het beheer en de beveiliging van de site

• Activiteitenlog: bij handelingen als een account aanmaken, een tafel reserveren of een evenement wijzigen leggen wij het tijdstip, de handeling en het bijbehorende e-mailadres vast. Wij gebruiken dit om misbruik te herkennen en om je te kunnen helpen bij problemen.
• Limieten tegen misbruik: om inloggen, registreren en wachtwoord vergeten tegen geautomatiseerd misbruik te beschermen, tellen wij tijdelijk pogingen per IP-adres. Die teller verdwijnt na maximaal een uur.
• Foutmeldingen: gaat er technisch iets mis, dan krijgt de beheerder een mail met de technische details van dat verzoek. Wachtwoorden, IBAN's, namen en e-mailadressen worden daarin onleesbaar gemaakt.

3. Cookies

Spellenwiel gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken:

• een sessiecookie waarmee je ingelogd blijft (maximaal twee weken),
• een beveiligingscookie tegen het vervalsen van formulieren,
• een cookie met je taalkeuze.

Er zijn geen advertentie- of volgcookies, geen externe analysediensten en geen scripts of lettertypen van derden. Daarom vragen wij geen cookietoestemming.

4. Wie ziet jouw naam en gegevens

Tafels en activiteiten

Je voornaam is zichtbaar voor iedereen die de evenementpagina bekijkt, ook zonder in te loggen, zodat medespelers weten wie er aan een tafel zit. Je achternaam en e-mailadres zijn nooit publiek. Wil je dat ook je voornaam niet zichtbaar is, zet dan in je profiel Anoniem deelnemen aan; je heet dan overal 'Anoniem'. Pagina's met voornamen worden niet door zoekmachines geïndexeerd.

De organisator van een evenement ziet van de inschrijvingen voor zijn activiteiten de volledige naam en het e-mailadres. Wie een tafel aanmaakt, ziet de voornaam van zijn medespelers.

Bring & Buy

• Kopers en andere bezoekers zien nooit wie een spel verkoopt. Op het label met QR-code op een spel en op de pagina waar die code naartoe leidt, staan alleen het verkopersnummer, de titel, de prijs, de opmerking en de status van het spel. Ook andere verkopers zien je naam niet.
• Kassamedewerkers van het evenement zien je naam, je e-mailadres, je spellen en je verkopen. Je IBAN zien zij niet.
• De organisator van het evenement ziet daarnaast je IBAN en de naam van de rekeninghouder, om je opbrengst te kunnen overmaken, en ziet het kassalogboek.
• De naam van een kassamedewerker of organisator staat bij elke handeling in het kassalogboek, dat de organisator kan inzien.

Spellenwiel zelf

De beheerder van Spellenwiel (Geert Overmars) kan alle gegevens op de site inzien, inclusief IBAN's, om de site te beheren, organisatoren te helpen en fouten op te lossen. Dit gebeurt alleen als daar een concrete aanleiding voor is.

5. Grondslag voor de verwerking

• Uitvoering van een overeenkomst: je account, je reserveringen en inschrijvingen, en je deelname als verkoper aan een Bring & Buy, inclusief de afrekening en uitbetaling.
• Gerechtvaardigd belang: geanonimiseerde bezoekstatistieken, de logboeken en de limieten tegen misbruik, en het kunnen herleiden van kassahandelingen bij een geschil over een verkoop of uitbetaling.
• Wettelijke verplichting: de organisator moet de financiële administratie van zijn Bring & Buy bewaren (fiscale bewaarplicht, zeven jaar).

6. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens

• Onbevestigd account: 48 uur, daarna automatisch verwijderd.
• Account: tot je het zelf verwijdert via je profiel. Daarna kun je niet meer inloggen, worden je toekomstige reserveringen en inschrijvingen verwijderd, wordt je IBAN gewist en worden je naam en e-mailadres vervangen door een anonieme aanduiding. Alleen als je verkoper bent geweest bij een Bring & Buy, blijven je naam en verkopersnummer bij die afrekening staan zolang de organisator zijn administratie moet bewaren (zie hieronder); je e-mailadres en IBAN niet.
• Geheime link voor gasten: 6 maanden geldig; bij het aanmaken van een account vervalt hij direct.
• Tafelreserveringen en inschrijvingen voor activiteiten: tot 2 jaar na het evenement, daarna verwijderd of geanonimiseerd.
• Bring & Buy (spellen, verkopen, afrekening, kassalogboek): 7 jaar na het evenement, de wettelijke bewaartermijn voor de administratie van de organisator.
• IBAN en naam van de rekeninghouder: tot 6 maanden na het afsluiten van de Bring & Buy (of na het evenement, als de organisator hem niet afsluit), zodat een uitbetaling die niet is aangekomen nog kan worden nagezocht; daarna gewist.
• Bezoekstatistieken: 1 jaar.
• Activiteitenlog: 90 dagen.
• Logboek van de webserver: enkele weken.
• Foutmeldingen bij de beheerder: tot de fout is verholpen.

7. Delen met derden

Wij verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame. Wij delen ze alleen met partijen die nodig zijn om de site te laten werken:

• Hetzner (Duitsland) verzorgt de server waarop de site en de database draaien.
• Cloud86 (Nederland) verzorgt de mailserver waarmee wij e-mails versturen, en het domein.
• De organisator van een evenement ziet de gegevens die in punt 4 staan en gebruikt die voor zijn evenement en, bij een Bring & Buy, voor het uitbetalen en zijn administratie.

Alle gegevens blijven binnen de Europese Unie.

8. Beveiliging

• Alle verbindingen lopen via HTTPS.
• Wachtwoorden worden alleen versleuteld opgeslagen; IP-adressen in de statistieken alleen als hash.
• Geheime links naar je aanmeldingen worden uitsluitend naar je eigen e-mailadres gestuurd en vervallen na zes maanden of zodra je een account aanmaakt.
• Toegang tot de Bring & Buy-gegevens is beperkt tot de organisator en de kassamedewerkers van dat evenement; IBAN's zijn afgeschermd voor kassamedewerkers en in e-mails.
• Inloggen, registreren en wachtwoord vergeten zijn beveiligd tegen geautomatiseerd raden.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien en een kopie te ontvangen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren (je naam, e-mailadres, taal en IBAN pas je zelf aan in je profiel of op je Bring & Buy-pagina);
• je account te verwijderen via je profiel, en om verdere verwijdering te vragen als je geen account hebt of als er nog gegevens bewaard worden (zie punt 6);
• bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verzoeken die je niet zelf via je profiel kunt afhandelen, stuur je naar info@spellenwiel.nl. Wij reageren binnen een maand.

10. Kinderen

Spellenwiel is niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Ben je jonger dan 16, vraag dan een ouder of verzorger om je aan te melden.

11. Wijzigingen

Dit beleid kan veranderen als de site verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer het voor het laatst is bijgewerkt. Bij wezenlijke wijzigingen melden wij dat op de website.